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檔案知識家第1章-穿越時空的檔案資訊服務

檔案資訊服務最厲害的法寶,就是不管您要找尋的是多年前的珍貴檔案紀錄,還是遍佈全國各地的機關檔案目錄,無須千里迢迢、來回奔波,只要在電腦前動動手指,就可以獲得豐富精采的檔案資訊啦!這裡提供兩個錦囊妙方,協助您利用網際網路及檔案資訊,來一場穿越時空的尋寶之旅。

                                                                                                                                                        ◎資料蒐集:檔案資訊組

壹、國寶檔案記錄哪裡找-國家檔案資訊網

您可能知道國家檔案中蘊藏著豐富的歷史知識,卻苦於不知如何從茫茫檔案中挖掘出其中的寶藏,透過檔案管理局建置的「國家檔案資訊網」(https://aa.archives.gov.tw),我們可以搜尋到例如二二八事件、美麗島事件、國民大會時期以及我國產業經濟等國寶級檔案。

 一、搜尋小撇步

  (一)簡易搜尋:只要輸入搜尋詞,選擇是否調整查詢結果顯示筆數及排序方式,就可以輕鬆簡便的開始搜尋檔案了。
  (二)進階搜尋:如果您想要查詢的檔案內容較為精確,可以使用進階搜尋,指定搜尋詞於案名、案由、內容摘要、檔案產生者、系列名/副系列名、主題、附件名稱或上述所有欄位進行比對查詢,並可將查詢範圍限制在特定的機關、期間及檔號。

二、尋寶好幫手

 除了提供民眾最便捷的國家檔案尋寶幫手,搜尋結果除顯示簡要資訊外,部分已完成影像掃描的檔案,也會在搜尋結果中顯示影像縮圖,以利於從中發現您感興趣的重要檔案。此外,點選搜尋結果不僅能查閱檔案詳目資料,同時透過瀏覽影像的放大鏡功能,還可一窺檔案影像概圖,讓您省時又省力。

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                                 圖1 國家檔案資訊網:搜尋結果畫面

 

貳、政府機關重要資訊這裡尋-機關檔案目錄查詢網

 

有時候您對於某個主題的熱門資訊深感興趣,卻總因為資料分散各機關,獲取不易而傷透腦筋,這時候我們就可以運用「機關檔案目錄查詢網」(https://near.archives.gov.tw)來搜尋,因為這裡擁有來自全國三千多個機關,包含三億餘筆檔案目錄,提供您先查詢確定後,再向機關申請應用檔案,免除您舟車勞頓之苦。

一、檔案無極限

「機關檔案目錄查詢網」可依據您的搜尋條件,採取簡易的關鍵字搜尋,或者以特定欄位來更精確檢索檔案目錄。同時,亦提供搜尋結果限縮條件的延伸再查功能,以切合您的使用需求,讓您無論身處何地,均可利用網站查詢各機關的檔案目錄,發揮檔案無極限的魔力。

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                               圖2 機關檔案目錄查詢網:搜尋功能畫面

 

二、申請彈指間

在您搜尋目錄的過程中,可隨時將感興趣的檔案目錄,利用「加到我的檔案夾」功能暫存於系統,再透過勾選「製作申請書」的方式,由系統自動為您分別依不同機關產出申請書,以利列印後送交檔案管有機關申請檔案。因此,只要幾個簡單的步驟,檔案申請應用服務就在您使用電腦的彈指之間輕鬆完成。

 

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                                 圖3 機關檔案目錄查詢網:製作申請書

 

參、超時空錦囊妙方

只要能夠善用資訊系統的輔助,我們就能超越時間與空間,在「機關檔案目錄查詢網」輕鬆搜尋全國機關檔案目錄,於線上製作申請書,也可以在「國家檔案資訊網」搜尋國家檔案瑰寶,透過縮圖瀏覽功能,使我們的檔案查詢與應用更為精確方便。總之,錦囊內蘊藏著穿越時空的檔案資訊服務絕妙好計,歡迎您一起來體驗資訊科技的無窮魅力。

主題分析為資訊組織過程中的重要基石,美國檔案部門多採用美國國會圖書館標題表做為主題分析工具,以提升檔案目錄檢索效益。本文旨在介紹該檔案主題分析工具,以為我國國家檔案主題分析工具編製之參考。

◎資料蒐集:檔案徵集組

美國各檔案機構使用之主題分析工具不一,然多數使用美國國會圖書館標題表(Library of Congress Subject Heading,以下簡稱LCSH)。LCSH由美國國會圖書館編製,為世界上最通行的主題表之一,其主題詞彙雖然完整,但不足以描述檔案細節,惟考量另行編訂標題表所需的龐大經費與時間,非檔案機構所能支應,故檔案機構多以LCSH為基礎,再補充其他標題進行檔案主題分析。有關LCSH編製體例及採用單位茲說明如后:

一、LCSH編製體例

LCSH第1版發行於1909至1914年間,名稱為「Subject Headings Used in the Dictionary Catalogues of the Library of Congress」。第8版時,改名為「Library of Congress Subject Headings」(註1),目前已出版至31版(共6冊)(註2)。美國國會圖書館主題編目部門另每週更新LCSH內容,於網站發布新增、修改或刪除之標題(註3)。

LCSH由主表、副表及使用說明三部分組成,其中主表是標題表的主體,其主題標目係依字母之次序排列,其包含總類、哲學、心理學、宗教及歷史學等範疇,某些標題下使用範圍註,用以提示標題之涵義或說明該標題和其他標題之異同,且約有40﹪之標題後附有類號,以便進行分類,以及標題之下依字母次序排列其複分(subdivision)(註4)。另,標題的參照按UF(used for)、BT(broader term)、RT(related term)、SA(see also)、NT(narrow term)之次序一一排列於該標題詞之下,以便參閱。

二、採用LCSH之單位

美國國家檔案暨文件署(National Archives and Records Administration, 以下簡稱NARA)其Archival Research Catalog資料庫之主題索引典(Topical Subject Thesaurus)即以LCSH為基礎而建置(註5),另有如胡佛中心檔案室、史丹佛大學圖書館檔案室、加州州立檔案館及加州大學圖書館等單位採用LCSH;以加州大學圖書館為例,該館所建置的加州數位圖書館(California Digital Library,簡稱CDL)其下「加州線上檔案」(Online Archive of California,簡稱 OAC)為一集合加州地區各會員機構典藏檔案目錄的資料庫,可讓研究人員於各典藏單位間取得各會員機構典藏檔案的目錄資訊。各會員機構送至OAC的館藏目錄資訊都需依照Online Archive of California Best Practice Guidelines for Encoded Archival Description(OAC BPG EAD)進行描述,其中之主題欄位,即建議使用LCSH為其主題分析工具。

主題分析為資訊組織過程中之重要基石,亦是提升資訊系統檢索效益之關鍵因素,因此,檔案機構多會使用主題分析工具進行檔案描述。美國檔案機構尚無共通使用之主題分析工具,因LCSH之標題詞彙完整,廣為多數檔案機構包括NARA之使用。

註釋:
註1:國家圖書館,〈國會圖書館標題表〉。<http://catweb.ncl.edu.tw/lcsh.htm>(民98年4月23日)。
註2:”Cataloging Distribution Service,” Library of Congress,1 May 2009,< http://www.loc.gov/cds/lcsh.html#lcsh20>(5 May 2009).
註3:”Library of Congress Subject heading Weekly Lists,” Library of Congress,22 Apr. 2009,< http://www.loc.gov/aba/cataloging/subject/weeklylists/>(5 May 2009).
註4:同註1。
註5:”About ARC,” The National Archives ,< http://www.archives.gov/research/arc/about-arc.html >(9 Oct.2009).

參考資料:
陳昭珍。《RDEC-NAA-徵-097-001委託研究報告-我國國家檔案主題分析機制之研究》。台北市:檔案管理局,民97。

  • 市府分類: 宣導活動,一般行政
  • 最後異動日期: 2022-03-20
  • 發布日期: 2022-03-20
  • 發布單位: 臺中市東勢區公所
  • 點閱次數: 65